Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów jawi się wielu przedsiębiorcom jako rewolucja niemal niemożliwa do realizacji. Dlaczego? Po pierwsze, zmiana systemu obiegu dokumentów jest naprawdę dużą i znaczącą zmianą, po drugie zaś – większość przedsiębiorców nie wie, w jaki sposób się do tego przygotować. Co zrobić jeszcze przed wyborem odpowiedniego narzędzia, aby zmiana sposobu obiegu dokumentacji nie okazała się skokiem na głęboką wodę?
A. Zdefiniuj swoje cele. Co ma się stać, kiedy wdrożysz elektroniczny obieg dokumentów?
Jeszcze zanim zdecydujesz się na wybór odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu dokumentacji (np. Baseline), zastanów się, czemu ma on służyć i jakie cele biznesowe lub operacyjne ma pomóc Ci osiągnąć. To niezwykle ważne, ponieważ tylko dzięki jasno sprecyzowanym celom, określisz swoje oczekiwania wobec nowego narzędzia i wybierzesz to, które wyposażone jest w istotne dla Ciebie funkcje.
B. Rozpoznaj procesy, które wymagają usprawnień
Skoro wiesz już, jakie cele chcesz osiągnąć, określ także to, jakie procesy potrzebują usprawnienia, aby te cele stały się dla Ciebie realne. Czy najważniejsze jest dla Ciebie skrócenie czasu realizacji zamówień, zwiększenie wydajności pracowników, czy może przyspieszenie decyzyjności kierownictwa firmy? Bez względu na to, czego potrzebujesz, dobry system elektronicznego obiegu dokumentów powinien Ci to dać.
C. Przeanalizuj to, jak Twoja firma funkcjonowała do tej pory
Czas na analizę wspomnianych powyżej procesów operacyjnych. Aby móc je usprawnić, powinieneś mieć świadomość tego, w jaki sposób przebiegają one dzisiaj. Określ poszczególne kroki danego procesu, zaznacz, czy są one wykonywane w sposób zautomatyzowany czy ręczny, zastanów się także nad średnim czasem trwania kolejnych elementów. Dzięki analizie As-Is wyodrębnisz najsłabsze punkty w najistotniejszych dla Ciebie procesach i w łatwy sposób określisz to, jak można je usprawnić.
Dlaczego warto analizować, zanim zaczniesz działać?
Powyższe kroki pomogą Ci w wybraniu najlepszego systemu obiegu dokumentów. Wiele nowoczesnych narzędzi tego typu ma budowę modułową, co oznacza, że możesz wybierać tylko te funkcjonalności, które są Ci naprawdę potrzebne. W biznesie ważna jest samoświadomość firmy, dlatego przed wdrożeniem jakiegokolwiek nowego narzędzia, w tym systemu elektronicznego obiegu dokumentów, zalecamy systematyczną i głęboką analizę stanu zastanego. Pomoże Ci to nie tylko w wybraniu najlepszego programu, ale także w weryfikacji tego, czy spełnia on Twoje oczekiwania. Dzięki analizie As-Is przeprowadzisz cykliczną weryfikację realizacji celów i sprawdzisz, czy nowy sposób obiegu dokumentacji jest naprawdę tak efektywny, jak sobie tego życzysz.
