Prowadzenie dokumentacji w firmach i organizacjach to jeden z podstawowych obowiązków, który spada na organizatorów. Choć obieg dokumentów nie zawsze jest odpowiednio doceniony, to nieporządek w tym zakresie może przysporzyć kłopotów. Usprawnienie w tym zakresie pomogą uniknąć irytacji i wpłyną na jakość zarządzania firmy lub organizacji.
System jako podstawa
Dokumenty to podstawa prowadzenia działalności właściwie w każdej branży. Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala sprawnie prześledzić działania podmiotu gospodarczego na różnych polach, takich jak rekrutacja pracowników, zamówienia, umowy z kontrahentami lub sprzedaż. To co w początkach prowadzenia działalności daje się w łatwy sposób okiełznać, może sprawić problemy w toku przyrostu zleceń, zamówień oraz wraz z rozbudową kadr. Dlatego system obiegu dokumentów pozostaje jednym z najważniejszych wyzwań dla firm.
Wspomniany system musi brać pod uwagę zarówno możliwości organizacyjne, łatwość dostępu i obsługi, lecz także wymogi prawne dotyczące m. in. bezpieczeństwa i poufności danych. Dobrze, by zachować balans pomiędzy szybkim korzystaniem z dokumentacji a przechowywaniem zgodnym z wytycznymi ochrony danych osobowych, tajemnicy gospodarczej itp.
Od zarządzania do wizerunku
Na wizerunek zewnętrzny wpływa jakość usług. To przede wszystkim funkcja zaangażowania i motywacji kadr, jednak wbrew pozorom kluczową rolę odgrywa właściwa organizacja pracy. Zrównoważony i nowoczesny system obiegu dokumentów przyczynia się do uregulowania procesów obsługi pracownika. Należy pamiętać, że atmosfera wewnątrz podmiotu sprzyja utrzymaniu dobrych relacji z klientami.
Bardzo często zdarza się, że kontakt z pracownikami różnych działów bywa utrudniony. Co więcej, niekiedy można natrafić na różne wytyczne dotyczące obsługi i kontaktu w różnych komórkach jednego podmiotu gospodarczego. Rozwiązaniem tej kwestii nie są chaotyczne telefony pomiędzy pracownikami, a dobre zorganizowanie systemu obiegu dokumentów.
Możliwe rozwiązanie
Obecnie wiele podmiotów odchodzi od prowadzenia tradycyjnej, materialnej „papierowej” dokumentacji. Rozwiązaniem jest wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który usprawnia obsługę klientów i pozwala na sprawniejsze komunikowanie się. Wprowadzenie systemu kodów, skanowanie i dekretowanie znacznie rozszerza możliwości sprawnej obsługi oraz przyspiesza procesy wymagające ingerencji pracowników.
Wprowadzenie oraz właściwa konfiguracja Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) to milowy krok w optymalizacji zarządzania firmą.
