Tematyka RODO w e-mail marketingu od kilku miesięcy jest przedmiotem wielu rozważań ekspertów, którzy udzielają wskazówek, jak powinno się przygotowywać maile zgodne z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, które weszło w życie z dniem 25 maja. Prawo to obowiązuje w całej Unii Europejskiej i muszą się do niego dostosować wszystkie branże oraz właściciele wszystkich działalności.
Utrudnieniem może okazać się jednak brak konkretnych wymogów, które wskazują na technologie, jakie należy wykorzystywać do ochrony danych. Konieczne jest więc dostosować je do rodzaju prowadzonej działalności, jak również dokładnie przeanalizować je z uwzględnieniem poziomu ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.
Informacje dla odbiorcy
Tematyka RODO w e-mail marketingu obejmuje przede wszystkim obowiązkowe informacje, jakie należy przekazać odbiorcy podczas w zakresie przetwarzania danych. Są to: dane kontaktowe, cel, w jakim dane mają być przetwarzane, podstawa prawna obowiązująca przy przetwarzaniu danych, czas przechowywania danych oraz zamiar przekazania ich innemu podmiotowi, oczywiście jeżeli taki występuje.
Odbiorca ma ponadto prawo do zmiany danych lub ich usunięcia, wglądu do nich, wycofania zgody na ich przetwarzanie, przeniesienie danych oraz wniesienie skargi.
Zmiany w zbieraniu nowych informacji
Jeżeli dotychczasowe dane, dokładnie te zebrane do 25 maja bieżącego roku, pozyskałeś legalnie, to nie masz obowiązku ponownego pozyskania zgody na ich przetwarzanie. W tematyce RODO w e-mail marketingu ważne jest jednak uwzględnienie informacji dotyczących zbierania informacji nowych. Musisz za każdym razem w sposób zrozumiały dla odbiorcy informować go o celu przetwarzania danych.
Wejście w życie RODO nie oznacza jednak, że nie masz możliwości zbierania szczegółowych informacji o swoich odbiorcach. Musisz jednak wyjaśnić im, z jakiego powodu ich potrzebujesz. Zmiany dotyczą również oferowanych przez firmy e-booków i treści PDF. Zgoda na wysyłanie newslettera i ofert handlowych musi być wyrażona przez odbiorcę świadomie oraz jednoznacznie wskazywać, na co dokładnie się on zgadza. Dotychczas pobranie e-booka wiązało się najczęściej jedynie z koniecznością podania adresu e-mail. To oznacza, że odbiorca chcący otrzymywać również newsletter i oferty handlowe będzie musiał zaznaczyć osobną zgodę.
Przetwarzanie danych na nowych zasadach
W tematyce RODO w e-mail marketingu jednym z najważniejszych aspektów jest przetwarzanie danych. Musisz posiadać odpowiedni dokument, w którym zawarta będzie treść określająca cele, w jakich dane są przetwarzane. Ponadto powinna się w nim znaleźć informacja o ich bezpieczeństwie i dane osoby mające do nich dostęp i odpowiedzialnej za ich administrowanie.
Jeżeli odbiorca zażąda usunięcia swoich danych, firma musi ustosunkować się do jego prośby – dane będą więc musiały zostać usunięte. Ponadto odbiorcy mają prawo do zmiany wcześniej podanych danych lub ich rozszerzenia. To jeszcze nie koniec zmian. Administrator ma obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych, np. na skutek hakerskiego ataku. Najprościej mówiąc, musi on sam na siebie donieść w ciągu 72 godzin od momentu, kiedy zostały wykryte nieprawidłowości.
Wejście w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych powinno dla przedsiębiorców być motywacją do wyboru platformy umożliwiającej wysyłanie spersonalizowanych i zautomatyzowanych wiadomości e-mail. Odpowiednim przykładem jest platforma Redlink, która przygotowała się do nowych przepisów jeszcze przed 25 maja.
